XMAIL邮件系统
域管理员手册
2004年7月
目 录
1. 关于本文档
1.1 文档概要
本文档为Xmail企业邮件邮件系统的域管理员操作手册。在本文档中，介绍域管理员如何通过管理员界面，进行本域使用情况的统计、查询，并管理本域下所有的邮件账户。
1.2 读者对象
本文档的读者对象是Xmail企业邮件系统中的某个域的域管理员。我们假定读者已经掌握如下知识：
ü Windows95/98/NT/2000/2003等操作系统的使用
ü 常用浏览器工具Microsoft Internet Explorer的操作使用
ü 基本的Internet和Email的原理常识
2. 域管理员功能概述
所谓域，就是在Xmail企业邮件系统中，由系统管理员创建的一个名字空间，在该名字空间下，可以有一组邮箱账户名称，具有相同的域名、可以被相对独立、统一的管理。
所谓超级域管理员，就是在Xmail企业邮件中，由系统管理员创建域的时候，所创建的对这个域实施管理的管理员账户。
所谓域管理员，是在Xmail企业邮件中，由超级域管理员创建的域管理员，其管理权限由超级域管理员赋予。
因此，Xmail企业邮件系统的域管理员分为超级域管理员和域管理员两种，均可以负责管理和维护本域，通过域管理Web界面，可以完成以下功能：
l 域用户管理：
包括添加、删除邮箱账户，修改邮箱账户属性，包括邮箱账户的各项注册信息，邮箱账户密码等，挂起/激活某个邮箱账户等。
l 本域信息管理：
域管理员可以察看本域的各项信息，包括域使用情况，域管理员写操作、更改操作的日志，设定本域的各种服务参数等。
l 管理域管理员
包括添加、删除域管理员帐户，修改域管理员属性，设置域管理员帐户的密码，赋予域管理员权限等。
下面章节将详细描述每个功能的操作方法和步骤。
3. 管理功能详述
3.1 域管理员登录
管理员在浏览器的“地址栏”输入地址http://xmail.kenfor.com/，进入系统默认的登录页面，如下图所示。
点击〈管理员登录〉，进入管理员登录页面。
用户首先需要选择使用超级域管理员方式或域管理员方式进行登录。然后在用户栏中输入管理员帐号（格式为“用户名”+“@”+“邮件域名”）。
每个域只有一名超级域管理员，其用户名为“admin”，密码在邮局开通时由服务商管理员协助设定，并显示在用户设置报告中，超级管理员在初此登录系统后可以修改密码。
普通域管理员帐号由超级域管理员或具有管理员管理权限的普通管理员生成，用户名和密码由这些管理员进行定义。
登录后进入域管理操作界面，如下图所示。
域管理主界面分为左右两部分，左边部分是功能区，分为个人信息管理部分、本域帐户管理部分和域信息管理，其中本域管理部分列表显示的是域管理员可以使用的各项功能；选择某功能后，右边会显示相应功能的操作界面。当前页是默认的用户管理系统的欢迎页面。
3.2 邮件用户管理
域管理员点击〈邮件用户管理〉，页面右侧显示如下图所示用户管理界面，在此操作界面中，管理员可以完成对用户的各种管理功能，其中包括：
l 用户列表
l 添加用户
l 删除用户
l 用户详细信息查询与修改
l 用户禁用/启用
3.2.1 用户列表
管理界面中首先显示的是已有用户的列表，如果是初次使用系统，则列表内容为空。
1．通过点击〈上一页〉、〈下一页〉按钮，可以实现翻页，或输入页数，直接跳转到特定页
2．通过点击列表上方的列名，可实现按该列内容对列表进行排序
3．通过点击列表信息前方的多选按钮，或点击页面下方的“全部选中”，选择部分或全部用户，再执行相应操作。
3.2.2 添加用户
点击列表下方的〈添加〉按钮，可进入添加邮箱用户程序。
首先输入新用户名，点击〈确认〉按钮，进入用户详细信息填写页面。
按要求输入各项信息后，点击页面下方的〈提交〉按钮，完成邮件用户创建。
3.2.3 增值服务设置
管理员在添加用户成功后或修改用户信息时可以看到
的提示，目前的增值服务包括：
l 多用户名设置；
l 网络文件柜设置。
3.2.4 多用户名设置
点击〈多用户名设置〉按钮，管理员可进入多用户名功能设置页面。管理员可以在用户邮箱本名的基础之上在为该邮箱命名两个别名，多用户名不但有助于用户记忆邮箱名称，同时也便于企业对所有邮箱进行统一管理。
多用户名功能默认是关闭的，域管理员首先需将该功能开启，然后在文本框中输入邮箱别名用户名，点击〈提交〉按钮，用户邮箱别名即生效。每个用户最多可以定义2个邮箱别名。
3.2.5 删除用户
在用户列表中选中要删除的用户，点击用户列表下方的〈删除〉按钮，该用户帐号及所分配的邮箱空间将被删除。
3.2.6 启用/禁用用户
如果要暂停用户使用邮箱或恢复暂停的用户，在用户列表中选择要进行操作的用户，点击列表中的〈禁用〉/〈启用〉按钮，即可完成相应操作。
如果用户被禁用，则用户暂时不能登录邮箱进行邮件收发操作，但该邮箱仍然可以接受到邮件。
3.2.7 用户查询
管理员如需查询特定用户，可点击用户列表下方的〈查找〉按钮，进入如图所示的用户查询界面，输入查询条件后点击〈查询〉按钮，可以得到符合条件的用户列表。
3.3 域管理员管理
超级域管理员是邮局默认的管理员，可以完成企业邮局的各项管理功能。超级域管理员可以定义一些普通域管理员帐号，通过权限定义实现部分或全部域管理功能。
点击“域管理员管理”功能，进入如下图所示的界面。该界面中列出了已经存在的管理员列表，
l 选中某一个管理员帐号，可以实现对该管理员帐号的删除、开启、禁用等操作；
l 点击管理员名称，可直接查看和修改管理员信息；
l 输入新“管理员名”，点击<添加>可进入添加管理员界面，定义新管理员帐号。
在以下界面中，可以定义一个新的管理员帐号，新管理员的定义可以有超级管理员或具有管理员管理权限的普通管理员进行。
l 管理员帐号状态：可以定义该管理员帐号暂时禁用或重新开启。
l 登录IP限制：出于安全考虑，可以限制新管理员进行邮局管理工作的地点，只允许该管理员在特定IP地址上进行管理操作，如只能在机房特定终端上进行。
l 域管理权限：权限列表中列出了普通管理员可以完成的全部域管理操作项目，创建管理员时可以根据实际需要选中相应的管理功能即可。
3.4 企业邮件用户分级管理功能
3.4.1 功能描述
对于较大型的企业，特别是有分支机构的企业，邮箱用户的管理往往需要以分布的方式进行，即各部门有自己的管理员，并且这些管理员只能维护本部门的邮箱用户。
因此需要系统提供用户分部门管理的功能。具体功能包括：
l 定义部门结构
l 给管理员分配部门管理权限
l 在部门结构中维护邮箱用户
3.4.2 功能说明
（1） 定义部门结构：
所谓定义部门结构就是超级管理员根据企业的需要建立一些用户的分组规则，这些用户组将作为用户分级管理的单元，我们将这些组称作“部门”。
l 只有超级管理员具有定义部门结构的权限。
l 超级管理员可以进行创建、修改名称、删除部门等操作；其中，如果该部门内还存在邮箱用户，则不允许删除该部门。
l 每个企业具有一个默认部门，如果用户不使用分级管理用户功能，则所有的用户都属于默认部门。
l 部门的结构只支持1级结构，不允许有嵌套的部门。
（2） 部门用户的管理权限：
每个部门有一个管理员，由超级管理员在域管理员管理中创建，并赋予域用户管理权限，这些管理员进入用户管理界面后，只能看到自己可以管理的部门及用户。
l 超级管理员始终具有对所有部门及部门邮箱管理的权限。
l 普通管理员有接仅有有对所属部门内的用户增、删、改、查的权限，不能管理其他部门内的成员（包括查看）。
l 超级管理员定义普通管理员后，为普通管理员管理员分配可管理的部门。
l 普通管理员登录成功后首先显示可管理的部门列表，点击列表名称后显示该部门内所有用户的列表，同时可以开始进行用户管理工作。
（3） 部门内的用户管理：
对部门有权限的管理员能且只能在该部门内执行用户邮箱的增、删、改、查工作。
3.4.3 使用说明
一般使用流程
说明：
3.4.3.1. 分部门管理
在以下页面中进行部门添加及管理员分配。
1. 部门管理是超级管理员admin@domainname特有的管理权限，普通管理员无法使用该功能。如果没有建立任何的部门，则该域中所有的用户属于默认的部门。超级管理员可以对部门进行添加、删除、修改操作。
2. 添加部门的时候部门管理员不是必选项，如果不选择则该部门不指定管理员，只能为超级管理员管理；指定部门管理的下拉列表中列出的都是当前可选的具有管理用户权限的普通管理员，已经分配了部门的不会被列出，一个普通管理员只能被分配管理一个部门。
l 部门修改
点击部门名称的连接，可以进入修改界面，允许修改名称、描述和部门管理员。
如果需要修改部门的管理员可以从部门管理中修改。如果交换两个管理员所管理的部门，应该首先将部门管理员的值设为空，即交给超级管理员管理，然后再分配给指定的普通管理员管理。
l 部门删除
首先探测该部门内是否有用户，如果有则提示首先删除用户，选择确定后，跳转到用户列表界面。
3.4.3.2. 邮件用户管理
1. 点击用户管理首先判定当前管理员的类型，如果是超级管理员，则可以看到所有部门名称和所有的默认用户，部门联接点击开可以看到组下的用户；如果是普通的域管理员，则根据该域管理员所能管理的部门显示用户。
每个部门管理员员可以对自己所管理的用户进行添加、删除、修改、查询。
超级管理员登录的页面如下所示：
2. 部门管理员登录或者超级管理员点击部门链接，如下图所示：
如果该部门管理员只有察看的功能，那麽他能看到域中所有用户。
l 查找功能：执行查找时对于查找条件要根据当前管理员的权限，限定部门条件。
l 添加、修改用户：超级管理员可以选择部门属性。
3.5 业务邮件跟踪管理
通过业务邮件跟踪管理，企业负责人能够直接看到所管辖员工的业务往来邮件，可以对域内特定的邮箱进行收发信的跟踪复制，从被跟踪邮箱发出的邮件或发往被跟踪邮箱的邮件都能被复制到指定邮箱中。
域管理员点击〈业务邮件跟踪管理〉，页面右侧显示如下图所示用户管理界面，在此操作界面中，管理员可以完成对用户的各种管理功能，其中包括：
图一
l 用户列表
l 添加用户
l 删除用户
3.5.1 跟踪用户列表
管理界面中首先显示的是已有用户的列表，如果是初次使用系统，则列表内容为空。
1．通过点击〈上一页〉、〈下一页〉按钮，可以实现翻页，或输入页数，直接跳转到特定页
2．通过点击列表上方的列名，可实现按该列内容对列表进行排序
3．通过点击列表信息前方的多选按钮，或点击页面下方的“全部选中”，选择部分或全部用户，再执行相应操作。
3.5.2 添加用户
点击列表下方的〈添加〉按钮，可进入添加跟踪管理邮箱用户程序。
图2
说明：
被复制邮箱：被设置业务跟踪的邮箱
跟踪接收邮箱：被设置业务跟踪的邮箱的邮件复制发往的邮箱
l 复制对象：输入需要业务跟踪的被复制邮箱
l 邮件复制到：被复制邮箱的收发的邮件被复制到指定跟踪接收邮箱中
l 复制发送的邮件：只复制被业务跟踪的邮箱发送的邮件
l 复制接收的邮件：只复制被业务跟踪的邮箱收到的邮件
可同时选择复制发送和接收的邮件。
l 复制全部邮件：全部邮件都被复制到指定跟踪接收邮箱
l 复制过滤邮件：只复制符合所设的过滤条件的邮件到指定跟踪接收邮箱
n 收件人包含文字：包含输入文字的邮箱地址的邮件将被复制
n 主题包含文字：包含输入文字的主题的邮件将被复制
填写完毕后，点确定按钮，就设置好了对一个邮箱帐户的业务跟踪设置。
3.5.3 修改邮件跟踪复制规则
在<图一>中，点击要修改的复制对象名称，进入<图二>的操作界面，显示已有的规则内容。管理员可以查询和按照需要修改该用户的业务跟踪设置。
3.5.4 删除用户
在用户列表中选中要删除的用户，点击用户列表下方的〈删除〉按钮，针对该用户帐号设置的业务跟踪将取消。
3.5.5 功能使用说明
l 跟踪接收邮箱不能设置自动回复；
l 认清哪些是跟踪复制的邮件，不要用跟踪接收邮箱给发信人回复。
n 新建一条复制规则，必须输入复制邮箱和被复制邮箱；
n 输入的邮箱只能是用户名，如果输入的邮箱名含有@，则不能添加复制规则；
n 可以多选<复制发送的邮件>和<复制接收的邮件>，但必须选中其一，否则不能添加复制规则；
n <复制全部邮件>和<复制过滤邮件>只能选择其一，当选中<复制全部邮件>时，无论设置什么邮件过滤条件，这些过滤条件都无效；
n 当选中<复制过滤邮件>，可以按照邮件收件人或者主题包含的文字设置过滤条件，二者可以复选；
n 当选中<复制过滤邮件>，但没有设置任何邮件过滤条件，则不能添加复制规则。
l 本项功能中设置的跟踪接收邮箱不应设置自动回复功能。
l 邮件的复制，仅限于本域的邮箱地址
l 被复制邮箱和跟踪接收邮箱，必须是已经存在的邮箱，对于相同的跟踪接收邮箱和被复制邮箱间，只能存在一条复制规则。
l 当跟踪接收邮箱空间超容，系统自动发送邮件超容警告信，并丢弃发往跟踪接收邮箱的信件
l 复制邮件的过滤条件，可以按收件人地址、邮件主题包含的文字进行设置，每种条件可以包括多个字段，各个字段按照逗号进行分隔
l 收件人内容不做处理
l 对于管理员信箱admin@domainname发往本域的邮件，都不需要进行复制
l 对发往邮件列表的信，即xxx.ist这样的用户不进行复制
l 用一个跟踪接收邮箱跟踪多个邮箱，两个以上被跟踪邮箱收到同一封来信，跟踪接收邮箱只收到一封复制信件。
3.6 邮件用户高级管理
管理员可以对用户邮箱进行高级管理，其中包括邮件检测功能和查看用户地址簿功能。
3.6.1 信件检测
1．选择“邮件用户高级管理”
2．在“用户名”文本框中输入邮件用户名称，然后选择〈信件监测〉按钮
3．察看“文件夹名称”对应的“信件数”
 |
选择每个文件夹对应的〈查看〉按钮，浏览该文件夹中每封邮件的“主题”、“发件人”、“收件人”、“状态”等信息。
3.6.2 察看地址簿
2． 选择“邮件用户高级管理”
3．在“用户名”文本框中输入邮箱名称，然后选择〈查看地址簿〉按钮
4．查看“团体地址簿”、“个人地址簿”。
如果团体地址簿和个人地址簿没有建立，则地址簿显示为空，如下图所示：
3.7 域邮件列表管理
点击“域邮件列表功能”，页面左侧显示已有邮件列表，在此界面中可以完成邮件列表的添加、修改、删除等功能。
3.7.1 添加域邮件列表
在“邮件列表名称” 文本框中输入新的邮件列表名称，点击<添加新列表>按钮，出现如下图所示页面。在“地址”文本框中输入邮箱地址，选择〈添加新列表〉按钮：
列表中的邮件地址，必须为本域的合法邮箱地址，邮件列表的最大长度不能超过1024字节。如果您需要将您的邮件发送到新建组的所有邮箱地址中，在地址栏中填写advance.list@kenfor.com其格式为"列表名.list@域名"
3.7.2 修改域邮件列表
在“邮件列表名称”列找到要修改的列表，然后选择〈修改列表〉按钮，之后可编辑该列表内成员的邮件地址。
邮件列表的名称不能修改。
3.7.3 删除域邮件列表
在“邮件列表名称”列找到要删除的列表，然后选择〈删除列表〉按钮，则该列表被删除。
注意，此操作执行后不可恢复。
3.8 域垃圾邮件拒收策略
通过使用域垃圾邮件拒收策略，可以实现垃圾邮件过滤功能。
目前系统提供的拒收方式包括：
l 按用户地址拒收
l 按域名拒收
l 按邮件大小拒收
三种过滤策略可以分别选择设定。
如果收到垃圾邮件，可按下列方式处理：
l 将邮件转发至特定邮箱
l 直接删除邮件
在“转发”后上面的文本框中输入转发到指定邮箱，下面的的文本框中输入相应的邮件地址、域名或邮件大小，系统如收到符合过滤规则的邮件后自动进行转发。
在“删除”的文本框中输入相应的邮件地址、域名或邮件大小。系统如收到符合过滤规则的邮件则进行自动删除。
邮件地址和域名其间用“，”或“；”隔开。
具体操作界面如下图所示。
3.9 域页面个性化管理
选择功能“域页面个性化管理”
按照页面提示的大小，准备两个要上传的logo，banner图片。
上传自定义的logo图片： 选择logo<自定义>按钮，弹出浏览图片窗口，使用浏览选定图片，点击<上传>将图片上传。
恢复默认的logo图片： 选择logo<系统缺省>按钮，将logo图片恢复为系统提供的缺省图片。
上传自定义的banner图片： 选择banner<自定义>按钮，弹出浏览图片窗口，使用浏览选定图片，点击<上传>将图片上传。
恢复默认的banner图片： 选择banner<系统缺省>按钮，将banner图片恢复为系统提供的缺省图片。
修改用户的footer文件： 系统默认时，用户有一个系统的footer，在输入框内重新填写企业的footer，点击<修改签名>提交。
关闭footer： 当不打算使用footer功能时，点击<删除签名>提交。
补充说明：该功能中的操作提交以后，要重新选择“域页面个性化管理”功能，就可看到修改后的变化。
3.10 域欢迎信管理
选择功能“管理域欢迎信”
选择“启用欢迎信”，并输入主题和内容。点击<预览>可以查看欢迎信，点击<提交>开启欢迎信功能，并新建一封欢迎信。
3.11 域公告管理
填写域公告的主题，选择发送的优先级别，填写域公告的内容，点击<立即发信>，公告将以邮件的方式发送给域内的全体邮箱用户。
3.12 域信息管理
管理员点击“域信息管理”功能项，可查看本企业邮局的整体信息，界面如下图所示，其中包括：
l 企业邮局基本信息——邮局空间、用户总数、注册时间等信息
l 注册企业基本信息——企业的基本资料及联系方式等
点击“编辑企业注册信息”，可以对企业的基本信息进行修改，操作界面见下图。用户可以随时编辑企业的基本信息。
3.13 查看域日志
点击〈查看域日志〉功能，可查看系统记录的本企业邮局操作情况。
